Servizio Alloggiati – Polizia di Stato, è lo strumento grazie al quale è possibile registrare le schedine degli ospiti di tutte le strutture ricettive, alberghiere e non, comprese casa vacanze e camere in affitto.

I dati anagrafici di chi soggiorna in una struttura ricettiva vengono registrati su un software gestionale come nel caso del software Scidoo ed inviati alla Polizia di Stato tramite le cd. Schedine alloggiati.

I dati da inviare sono i seguenti:

• Data di Arrivo;
• Tipo Alloggiato (ospite singolo, capo famiglia, capogruppo);
• Cognome e nome: 
• Sesso;
• Luogo e data di nascita; 
• Cittadinanza

e sono riferiti a tutti gli ospiti che soggiornano, anche se condividono la stessa camera o casa vacanza.

Il fine di tale sistema, introdotto per la prima volta in Italia nel 2006, è quello di snellire e rendere più veloce la registrazione degli ospiti e quindi l’invio dei dati. Se prima infatti tale operazione richiedeva la compilazione di moduli cartacei, ad oggi il sistema si è telematizzato ed è stato riunito in un unico click.

La comunicazione dei dati degli ospiti alla questura è poi divenuta obbligatoria con la Legge 96/2017. Essa deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite in struttura, esclusivamente tramite il sistema di Alloggiati Web.

Ulteriore scopo è quello di controllare il flusso di persone che si spostano da un paese all’altro o da una nazione all’altra, e di conseguenza, avere sotto controllo gli spostamenti di persone sospette o pericolose.

In caso di dimenticanza o di errore nella trasmissione dei dati ad Alloggiati Web, si rischia una sanzione pecuniaria di 206 euro e fino a tre mesi di reclusione, come previsto dall’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza). La sanzione può essere moltiplicata per ogni ospite che non viene registrato, anche se si tratta di turisti che fanno parte della stessa famiglia o gruppo.

Software gestionali per hotel come Scidoo permettono di inviare i dati della schedina tramite il portale in pochi click. Al momento della registrazione dell’ospite o a fine giornata, è infatti possibile inviare direttamente al portale della Polizia di Stato le schedine di tutti gli ospiti che hanno soggiornato quel giorno presso la struttura ricettiva.

E’ inoltre importante indicare la categoria dell’alloggiato, così come indicate dalla stessa Polizia di Stato: Ospite Singolo, Capo Famiglia e Familiare, oppure Capogruppo.

Non è necessaria l’importazione di un file .txt all’interno del Portale Alloggiati, poiché, come spiegato dall’azienda Webcoom s.r.l., l’invio è automatico. Il giorno successivo verranno poi scaricate, sempre in automatico, le ricevute cosi da adempiere gli obblighi nei confronti della Questura.

Il collegamento del software con gli Alloggiati Web avviene tramite l’importazione del certificato digitale, da scaricare dal profilo personale della struttura ricettiva sul portale degli Alloggiati Web della Polizia di Stato.

Questo sistema di invio comporta numerosi vantaggi.

Primo fra tutti, la semplificazione della registrazione delle schedine e del loro invio: come avviene nel gestionale Scidoo, basta un semplice click e può essere effettuato anche da mobile, poiche è sufficiente una connessione ad internet. Altro vantaggio è quello di evitare sanzioni pecuniarie da mancata o errata registrazione, poiché il gestionale ricorda e fa notare se ci sono stati errori nella compilazione dei dati dell’ospite.

I software che offrono questo servizio, come ad esempio Scidoo, sono molteplici e rispondono alle esigenze pratiche del gestore, il quale, ad oggi, non ha più tempo di compilare moduli cartacei né di recarsi giorno per giorno alla Questura.

Grazie a tali sistemi, i gestori delle strutture ricettive potranno risparmiare tempo ma anche rendersi più diligenti nell’invio delle stesse schedine, essendo, appunto, tale operazione semplice ed immediata.

Inoltre, l’integrazione del software gestionale con il sito della Polizia di Stato è immediato e non richiede particolari conoscenze informatiche.

In conclusione, il vero svantaggio di non utilizzare un sistema di invio automatico schedine alloggiati, è soltanto quello di non utilizzarlo.