Capita a tutti, prima o poi. Si sta per mandare un documento via email e compare il messaggio di errore: file troppo grande. Oppure bisogna caricare una scansione su un portale e il sistema la rifiuta. I PDF sono pratici, universali, usati ovunque; eppure possono diventare ingombranti in modo quasi inspiegabile. La buona notizia è che esistono tool per zippare un PDF senza rinunciare alla qualità, e non serve essere esperti di informatica.

Perché i file pdf diventano troppo pesanti

La risposta breve è: dipende da cosa c'è dentro. Un pdf di solo testo pesa pochissimo. I problemi cominciano quando il documento contiene immagini ad alta risoluzione, font incorporati, livelli grafici o, caso frequentissimo, scansioni di documenti cartacei. Una singola scansione fatta in alta qualità può pesare diversi megabyte, e se le pagine sono tante il risultato finale diventa ingestibile.

Anche i PDF generati da software di grafica professionale tendono a essere voluminosi. InDesign, Illustrator e simili incorporano risorse che servono in fase di editing ma che nel file aggiungono comunque un peso non indifferente. In tutti questi casi, comprimere è la soluzione più rapida.

Come comprimere un pdf online senza perdere qualità

Il processo è più semplice di quanto sembri. La maggior parte degli strumenti online funziona in tre passaggi: si carica il file, si sceglie il livello di compressione, si scarica il risultato.

Il punto più importante è proprio il livello di compressione. In genere si può scegliere tra una compressione leggera, una standard e una massima. La standard è quella che funziona meglio nella maggior parte dei casi: riduce il peso in modo significativo senza compromettere la leggibilità. La compressione massima è utile quando c'è poco margine – per rientrare nei limiti degli allegati email, per esempio – ma può incidere sulla nitidezza delle immagini.

Un accorgimento utile: dopo aver scaricato il file compresso, vale la pena aprirlo e sfogliarlo velocemente. Meglio accorgersene subito se qualcosa non va.

Quanto si può ridurre il peso di un pdf

Dipende dal punto di partenza, ed è importante avere aspettative realistiche. Un PDF già ottimizzato difficilmente si ridurrà in modo drastico. Ma un documento con immagini ad alta risoluzione o scansioni non compresse può perdere fino al 70-90% del peso originale senza che il risultato sembri diverso a schermo.

I range più comuni si aggirano tra il 20 e il 60% per documenti misti. Le scansioni sono quelle che beneficiano di più del processo. I PDF di testo puro, invece, si comprimono poco: non c'è molto su cui intervenire.

Comprimere pdf in sicurezza: perché la privacy è fondamentale

È il punto che in molti sottovalutano. Quando si usa uno strumento online per comprimere un PDF, si sta potenzialmente caricando quel file su un server esterno. E se il documento contiene dati sensibili (magari una busta paga, un contratto, un documento d'identità) è un rischio da considerare.

La distinzione importante è tra strumenti che elaborano il file nel browser, in locale, e strumenti che lo caricano su server remoti. Nel primo caso il documento non lascia mai il dispositivo. Nel secondo transita su infrastrutture di terzi, con tutto quello che ne consegue.

Prima di usare qualsiasi tool, conviene verificare se viene specificato che l'elaborazione avviene "nel browser" o "localmente"; con OpenPDF, per esempio, i dati sono al sicuro perché non vengono caricati su server esterni. Ed è un aspetto da considerare, soprattutto quando si tratta di documenti aziendali o professionali.

Quando comprimere un pdf e quando no

La compressione serve quasi sempre quando si manda un PDF via email, si carica su un portale o si condivide tramite cloud.

Ci sono però situazioni in cui è meglio evitare. Per la stampa tipografica professionale, la compressione potrebbe compromettere la qualità delle immagini in modo impercettibile a schermo ma evidente su carta. Lo stesso vale per documenti legali che devono mantenere una risoluzione specifica, o per file che verranno ulteriormente modificati.

La regola di base: si comprime per la distribuzione digitale, si conserva l'originale ad alta qualità per tutto il resto.

Strumenti alternativi per comprimere pdf a confronto

Ad oggi troviamo diversi strumenti per la gestione dei PDF. Adobe Acrobat è professionale, con funzionalità avanzate e risultati ottimali, ma il piano a pagamento però non è adatto a tutti. Smallpdf e iLovePDF sono tra i più usati online, con versioni gratuite con un limite di operazioni giornaliere, sufficienti per un uso occasionale.

La differenza principale tra questi strumenti, oltre al prezzo, riguarda la gestione dei dati. Alcuni sono espliciti riguardo alla cancellazione dei file dopo l'elaborazione, altri molto meno. Per documenti personali o sensibili, questo criterio dovrebbe pesare quanto, se non più di più, la qualità della compressione stessa.

Per chi lavora spesso con i documenti digitali, vale la pena conoscere OpenPDF. È una piattaforma italiana che raccoglie in un unico posto tutto quello che serve: strumenti per comprimere, unire, convertire e modificare i pdf, ma anche un visualizzatore flipbook, un lettore di fatture elettroniche in formato XML e utility pensate per PMI e professionisti. Tutto gratuito, senza installazioni e senza caricare i documenti su server.