Che si tratti di un piccolo esercizio commerciale o di una grande realtà pubblica o imprenditoriale c’è sempre l’esigenza di avere un ufficio perfettamente organizzato, ordinato e al passo con i tempi. Se da un lato è senza dubbio vero che la digitalizzazione e i mezzi informatici hanno notevolmente ridotto l’uso di carta e penna, è anche vero che, proprio per questo, si rendono necessari nuovi supporti digitali. Tuttavia restano molte le realtà che, vuoi per maggiore praticità, vuoi perché imposto dalla legge, hanno l’esigenza di conservare i documenti in forma cartacea, soprattutto quelli più importanti come fatture, contratti, lettere e telegrammi.
Insomma, ogni ufficio operativo che si rispetti non può oramai prescindere da buoni strumenti tecnologici ma, esistono articoli tradizionali di cancelleria che rimangono indispensabili. È importante quindi, per organizzare al meglio e rendere funzionale il proprio ufficio, saper far convivere in maniera ottimale il vecchio e il nuovo. Vediamo adesso come la tecnologia accompagna non solo la nostra vita quotidiana ma anche la nostra attività lavorativa e quali sono gli strumenti, tecnologici e non, indispensabili in un ufficio.

Strumenti tecnologici in ufficio: quelli a cui non si può rinunciare

Negli ultimi anni si sono fatti passi da gigante e la tecnologia avanza inesorabilmente non solo nella vita di tutti i giorni ma anche in ambito lavorativo, migliorando la produttività e rendendo l’ufficio un luogo più confortevole e stimolante. Quando si parla di forniture per ufficio infatti non ci si riferisce più solo a risme di carta, cartelline, archivi e quanto altro, ma si richiamano hardware, software, servizi digitali, periferiche e accessori di vario genere.
Se ci si sofferma un attimo sugli hardware, non c’è scrivania oggi che non sia dotata di un PC, che si tratti di un desktop, di un notebook o di un computer convertibile. Anzi, molto spesso gli schermi sono addirittura due in quanto si tende ad utilizzare un PC portatile e poi avere una visuale diversa e migliore su uno schermo più grande.
Tra le periferiche e gli accessori è invece importante ricordare mouse e tastiere, ma anche CD, DVD, HDD esterni, scanner, stampanti, fax e fotocopiatrici.
Chi invece ha l’esigenza di portarsi dietro il lavoro indipendentemente dall’hardware non può tralasciare l’importanza delle pendrive. Basta infatti scaricare su una chiavetta USB dati e applicazioni per poterli poi utilizzare su un qualsiasi PC collegato ad internet. Così la hall di un albergo, un internet point e persino una libreria ben attrezzata, può diventare la propria postazione di lavoro.
Oggi sono tantissimi gli store, fisici e virtuali, specializzati nella vendita di strumenti tecnologi per l’ufficio, tra cui La Contabile, una realtà imprenditoriale consolidata che da oltre 40 anni fornisce aziende e privati di articoli tecnologici e di cartoleria destinati a studenti, casalinghe, professionisti e uffici pubblici e privati. Chi è interessato può recarsi presso uno dei punti vendita di Reggio Emilia o Parma, oppure visitare il sito ufficiale e l’e-commerce dell’azienda.

L’immancabile cancelleria da ufficio

Il lavoro è sempre più digitalizzato, documenti e archivi nascono in formato elettronico e se originariamente cartacei vengono scannerizzati per ridurre al minimo l’utilizzo della carta. Esiste però, soprattutto negli studi professionali, una buona porzione di documenti che necessariamente devono essere mantenuti e conservati in forma cartacea, per un certo numero di anni. In tutti questi casi è necessario munirsi di appositi armadietti in cui archiviare, per anno e tipologia, i documenti contenuti in appositi raccoglitori, divisori e cartelline.
Ovviamente dove c’è della carta non possono non esserci penne, pennarelli e altri strumenti di cui non si comprende l’importanza fino a quando non li si dimentica da qualche parte e non li si riesce più a trovare. Parliamo di spillatrici, taglierini, timbri, forbici, tagliacarte, nastri adesivi, dispenser e molto altro.

Tutto ciò dimostra che la tecnologia sicuramente riveste ormai un ruolo di primaria importanza in ogni ambiente lavorativo ma la vecchia carta e i tradizionali articoli da cancelleria non sono certo da meno.